1. Präambel

Der Verein Modern Vikings e.V. (im Folgenden „Verein“) verarbeitet in vielfältiger Weise personenbezogene Daten seiner Mitglieder, Teilnehmer an Airsoft‑Spielen und -Events, Erziehungsberechtigten minderjähriger Teilnehmer, ehrenamtlich Tätigen, Mitarbeitern, Schiedsrichtern (Marshals, ORGAS) sowie sonstigen Vertragspartnern.

Zweck dieser Datenschutzordnung ist es, die Anforderungen der Datenschutz‑Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) umzusetzen und einen einheitlichen, sicheren Umgang mit personenbezogenen Daten im Verein zu gewährleisten.

2. Verantwortlicher und Geltungsbereich

Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist: Modern Vikings e.V.

vertreten durch den Vorstand nach §7 der Satzung : Chris Helms

Anschrift: DRÜSEWITZ 27A, Modern Vikings e.V.

E‑Mail: dsgvo@modernvikings.net

Diese Datenschutzordnung gilt für alle Bereiche des Vereins, insbesondere für:

• Mitgliederverwaltung
• Organisation und Durchführung von Trainings, Spieltagen, Events und Turnieren
• Öffentlichkeitsarbeit (z.B. Webseite, Social Media, Flyer)
• Sponsoring- und Kooperationsbeziehungen.

3. Arten personenbezogener Daten

Der Verein verarbeitet insbesondere folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Stammdaten: Name, Anschrift, Kontaktdaten (Telefon, E‑Mail), Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Vereinsfunktion.
• Abrechnungsdaten: Bankverbindung, Beitragsklasse, Zahlungsstatus.
• Event‑Daten: Teamzugehörigkeit, Spielernummer/Callsign, Spielteilnahmen, Safety‑Verstöße, Verwarnungen, Hausverbote.
• Einwilligungsdaten: Foto‑ und Videoeinwilligungen, Einverständniserklärungen der Erziehungsberechtigten.

• Kommunikationsdaten: E‑Mail‑Verteiler, Messengerdaten (z.B. WhatsApp‑Gruppen), Protokolle von Sitzungen, Beschwerden.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (z.B. Gesundheitsdaten zu Verletzungen, Allergien, chronischen Erkrankungen) werden nur verarbeitet, wenn dies zur sicheren Durchführung von Veranstaltungen erforderlich ist und eine ausdrückliche Einwilligung vorliegt oder eine gesetzliche Erlaubnisnorm besteht

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Verwaltung der Mitgliedschaften und Erfüllung der sich aus der Satzung ergebenden Rechte und Pflichten.
• Planung, Organisation und Durchführung von Training, Spieltagen, Airsoft‑Events, Turnieren und sonstigen Vereinsaktivitäten.
• Beitragsverwaltung, Finanzbuchhaltung und Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (z.B. Steuerrecht).
• Kommunikation mit Mitgliedern, Teilnehmern, Erziehungsberechtigten, Sponsoren und Behörden.

• Öffentlichkeitsarbeit und Außendarstellung des Vereins, insbesondere über Webseite, Social‑Media‑Auftritte, Printmedien.

Rechtsgrundlagen der Verarbeitung sind insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung, z.B. Mitgliedschaftsvertrag).

• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, z.B. steuerliche Aufbewahrung).

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen des Vereins, z.B. Organisation des Spielbetriebs, Durchsetzung des Hausrechts, Dokumentation von Hausverboten).

• Art. 6 Abs. 1 lit. a, Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO (Einwilligung, z.B. Foto‑/Videoveröffentlichung, Gesundheitsdaten).

5. Foto- und Videoaufnahmen bei Airsoft‑Veranstaltungen

1. Bei Veranstaltungen des Vereins können Foto‑ und Videoaufnahmen von Teilnehmern und Besuchern erstellt werden, z.B. zur Berichterstattung über das Vereinsleben und zur Darstellung auf der Vereinswebseite und in sozialen Netzwerken.

2. Die Verarbeitung erfolgt grundsätzlich auf Grundlage einer vorher eingeholten Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO oder, bei Übersichtsaufnahmen von Veranstaltungen, auf Grundlage berechtigter Interessen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, sofern keine überwiegenden Interessen der betroffenen Personen entgegenstehen.

3. Teilnehmer werden vor der Veranstaltung in geeigneter Form (z.B. in der Event‑Ausschreibung, beim Check‑In, durch Aushang) über Art und Umfang der Bildaufnahmen informiert; Widersprüche werden soweit möglich berücksichtigt (z.B. Kennzeichnung durch farbige Armbänder oder Melden beim Orga‑Team).

6. Weitergabe von Daten an Dritte

Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, wenn hierfür eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO besteht oder eine Einwilligung vorliegt.

Mögliche Empfänger sind insbesondere:

• Verbände / Dachorganisationen, sofern der Verein angeschlossen ist (z.B. Sport- oder Schützenverband).

• Steuerberater, Banken und Zahlungsdienstleister zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs.

• Steuerberater, Banken und Zahlungsdienstleister zur Abwicklung des Zahlungsverkehrs.

• Versicherungen (z.B. Haftpflicht‑, Unfall‑, Veranstalterhaftpflicht) im Schadensfall.

• Behörden, Polizei und Gerichte, soweit gesetzlich vorgeschrieben oder zur Durchsetzung des Hausrechts erforderlich.

Eine Weitergabe von Mitgliederdaten zu Werbezwecken (z.B. an Sponsoren) erfolgt nur mit vorheriger ausdrücklicher Einwilligung der Betroffenen.

Wenn externe Dienstleister (z.B. Cloud‑Anbieter, Newsletter‑Tools, Ticket‑Plattformen) im Auftrag Daten verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrages zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

7. Dauer der Speicherung und Löschung

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Erfüllung der Zwecke oder gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erforderlich ist.

Nach Beendigung der Mitgliedschaft oder nach dem letzten Event‑Kontakt werden die Daten regelmäßig wie folgt gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen:

• Mitglieds- und Eventdaten: in der Regel 2 Jahre nach Austritt/letzter Teilnahme.
• Buchhaltungs- und steuerrelevante Daten: nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 10 Jahre).

• Foto- und Videoaufnahmen: bei Widerruf der Einwilligung oder wenn der Vereinszweck der Veröffentlichung entfällt, soweit keine überwiegenden Vereinsinteressen entgegenstehen.

8. Rechte der betroffenen Personen

Jede betroffene Person hat gegenüber dem Verein folgende Rechte nach Art. 15–21 DSGVO:

• Recht auf Auskunft über die zu ihrer Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO).
• Recht auf Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO).
• Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“) unter den Voraussetzungen des Art. 17 DSGVO.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO.
• Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.
• Recht auf Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen nach Art. 21 DSGVO, insbesondere bei Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen.

• Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Anfragen zu diesen Rechten sind an den Vorstand bzw. die nach § 9 benannte Datenschutzkontaktstelle zu richten.

9. Datenschutzbeauftragter / Datenschutzkontakt

1. Ein förmlicher Datenschutzbeauftragter ist nach § 38 BDSG in der Regel erst zu benennen, wenn mehr als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind.

2. Unabhängig von der Benennung eines formellen Datenschutzbeauftragten benennt der Verein folgende Kontaktstelle für Datenschutzfragen:

Chris Helms, Vorstand

Anschrift: wie Verein

E‑Mail: sgvo@modernvikings.net

10. Technische und organisatorische Maßnahmen

Der Verein trifft geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOM), um die Sicherheit der verarbeiteten Daten zu gewährleisten (Art. 32 DSGVO).

Dazu gehören insbesondere:

• Zugriffsbeschränkungen auf digitale Mitgliederdaten (Passwortschutz, Rollen- und Rechtekonzept).

• sichere Aufbewahrung von Papierunterlagen (abschließbare Schränke, beschränkter Zugriff).

• regelmäßige Datensicherungen und aktualisierte Virenschutz‑/Firewall‑Systeme.

• Sensibilisierung der Vorstandsmitglieder, Orga‑Mitglieder, Marshals und anderer Funktionsträger für den Datenschutz.

11. Verstöße gegen Datenschutzbestimmungen

1. Alle für den Verein tätigen Personen dürfen personenbezogene Daten nur im Rahmen ihrer Aufgaben und Befugnisse verarbeiten.

2. Verstöße gegen die DSGVO, das BDSG oder diese Datenschutzordnung können vereinsinterne Maßnahmen nach der Satzung nach sich ziehen; gesetzliche Melde‑ und Informationspflichten gegenüber Aufsichtsbehörden und Betroffenen bleiben unberührt.

12. Inkrafttreten und Veröffentlichung

1. Diese Datenschutzordnung wird durch Beschluss der Mitgliederversammlung vom <Datum> in Kraft geset

2. Die jeweils aktuelle Fassung wird den Mitgliedern in geeigneter Weise zur Verfügung gestellt (z.B. über Aushang im Vereinsheim, auf der Webseite oder mit den Aufnahmeunterlagen).